Administratie: zelf doen of laten doen?

Als het gaat om je administratie en financiën moet je als ondernemer keuzes maken. Doe je alles helemaal zelf, maak je gebruik van een (online) boekhoudsoftware of schakel je een administratiekantoor in? Iedere optie heeft zijn voor- en nadelen. House of Numbers zet alle feiten voor je op een rij.

Optie 1: zelf alle administratie doen

Een groot voordeel van zelf de boekhouding doen is dat het gratis is.  Je moet wel voldoende discipline hebben om maandelijks alles bij te houden in een overzicht dat voor jou en voor de belastingdienst inzichtelijk en begrijpelijk is. Heb je geen discipline en financieel inzicht om maandelijks alles zelf te doen? Dan is het beheren van je eigen administratie geen goed idee.  Het kan je heel veel tijd kosten omdat je zelf niet voldoende kennis hebt van zaken. Om deze reden is de kans groot dat je veel geld laat liggen als het gaat om fiscale voordelen. Bedenk hoeveel geld je kan verdienen door efficiënt je tijd in te zetten voor de dingen waar je wel goed in bent binnen jouw bedrijf zoals acquisitie, marketing, klantcontact en het verbeteren van jouw diensten/producten.

Optie 2 (online) boekhoudsoftware

Boekhoudsoftware maakt administratie bijhouden makkelijker. Er zijn diverse pakketten beschikbaar waar je uit kunt kiezen. Als je kiest voor online boekhoudsoftware betaal je vaak een maandelijks bedrag dat iets goedkoper is dan het uitbesteden van je boekhouding. Kies je voor een boekhoudpakket moet je vaak een groot bedrag neerleggen voor de licentie en dien je aparte modules aan te schaffen zoals facturatie, loonadministratie, kassa enz. Bij deze optie moet je in het begin veel tijd steken in het leren kennen van het boekhoudsysteem en ook hierbij is het een kwestie van maandelijks bijhouden en discipline.

Optie 3 Administratiekantoor/boekhouder inhuren

Wanneer je weet dat je te weinig kennis hebt van financiën en boekhouding is het verstandig om een administratiekantoor in te schakelen die al jouw administratieve taken uit handen kan nemen. In de eerste instantie lijkt een administratiekantoor geld te kosten  maar uiteindelijk bespaart een administratiekantoor jou veel tijd. Tijd die je kan investeren in (betaalde) opdrachten. Daarnaast is een administratiekantoor gespecialiseerd in fiscaal advies en kan zorgen dat je belastingtechnisch veel geld kunt besparen. Het enige gevaar van het uitbesteden van de boekhouding is dat je het financieel overzicht kunt verliezen als je bij het kiezen van een administratiekantoor niet let op belangrijke punten zoals snel inzicht in je financiën, bereikbaarheid en goed uitleg zodra jij dat nodig hebt. Zoek dan naar een administratiekantoor die jou wel dat inzicht geeft.

Een goede keus maken

Welke optie je kiest is afhankelijk van jouw behoeften en de grootte van jouw onderneming. Het is altijd belangrijk om goed financieel inzicht te houden in jouw cijfers en weten wat er speelt binnen jouw bedrijf. Let goed op de keuze die je eventueel maakt bij het uitbesteden van jouw administratie. Een goede boekhouder/administratiekantoor heeft verstand van zaken en moet altijd klaarstaan voor jou als jij advies nodig hebt.

Succesvol ondernemen als zzp’er

Ondanks de stijgende faillissementen neemt het totale aantal bedrijven in Nederland toe sinds 2007. Het aantal startende bedrijven is in alle jaren sinds de crisis groter dan het aantal opheffingen. Dit wordt deels verklaard doordat het aantal zzp’ers sinds 2007 is toegenomen met bijna 100 duizend tot 728 duizend in 2011. Doordat veel professionals in het bedrijfsleven wegbezuinigd worden besluiten zij een kans te wagen als zelfstandig ondernemer. In heel veel gevallen hebben zij voldoende kennis en ervaring kunnen opbouwen als werknemer. Waarom is de grote groep professionals in de praktijk vaak niet in staat om te slagen met een eigen onderneming?

Vanaf vandaag ben je eigen baas!
Voor vele nieuwe ondernemers is het lastig om in te schatten welke veranderingen er plaatsvinden zodra je als zelfstandige besluit te gaan werken. Bij een werkgever heb je een vast salaris, vaste werktijden en kamp je niet met administratieve rompslomp. Als zelfstandige is dat natuurlijk heel anders en dat vergt een grote dosis zelfvertrouwen, doorzettingsvermogen en discipline. Houdt dus in je achterhoofd dat je als ondernemer geen “baas” hebt die jou stuurt en daarom werk je misschien aan dingen die eigenlijk geen geld opleveren, nu niet en in de toekomst ook niet. Zorg daarom dat je werkt aan je timemanagement en maak snelle beslissingen waarbij je alle mogelijke risico’s hebt overwogen. Vraag jezelf altijd af “wat is het beste en slechtste dat kan gebeuren als ik deze stap zet” – het antwoord op deze vraag kan duidelijk maken of je de investering/risico wilt nemen. En laten wij eerlijk zijn, hoe vaak komt het voor dat het slechtste ook daadwerkelijk gebeurd?

Waar ben jij goed in?
Zorg dat jouw kostbare tijd goed wordt besteed en probeer zo veel mogelijk te doen waar jij goed in bent. Denk even helder na waarom jij een eigen bedrijf hebt geopend en zorg voor duidelijke doelstellingen. In het begin is het behoorlijk lastig om taken en vaste werkzaamheden te laten uitbesteden omdat je misschien weinig middelen hebt. Er zijn echter relatief goedkope oplossingen die je kunt inzetten om toch te kunnen blijven doen waar jij goed in bent. Denk eens na over andere zzp’ers die misschien bereid zijn tegen een gereduceerd tarief aan de slag te gaan om te zorgen voor een beter portfolio. Daarnaast  heb je ook bedrijven die goed kunnen concurreren en vaak producten/diensten hebben die voor jou heel veel meerwaarde en tijdbesparing kunnen opleveren. Het is een kwestie van zoeken, vragen en beslissen.

Samenvatting
Zorg dat je weet waar jij goed in bent en blijf werken aan zelfdiscipline en timemanagement door vaste taken uit te voeren waar jouw bedrijf profijt van zal hebben. De werkzaamheden die niet passen binnen jouw expertise en ervaring kan je het beste uitbesteden aan iemand die kennis heeft van zaken. Dit zal zorgen voor tijdbesparing, overzicht en resultaat.  Stel je voor dat je alle tijd kunt besteden aan klantcontact, netwerken en acquisitie?  Dan is het zeker de investering waard.